अधिषद् की बैठक (12 जनवरी) के निमित्त गठित स्वागत एवं प्रेक्षागृह व्यवस्था समिति और प्रेस समिति की संयुक्त बैठक रविवार को संयोजक डॉ. एम. आई. रहमान की अध्यक्षता में केंद्रीय पुस्तकालय सभागार में संपन्न हुई। इसमें विश्वविद्यालय के इस कार्यक्रम को यादगार बनाने हेतु सभी आवश्यक कदम उठाने का निर्णय लिया गया। आयोजन स्थल (प्रेक्षागृह मंच) पर भूपेंद्र नारायण मंडल का चित्र लगाया जाएगा।
कोरोना संक्रमण से बचाव हेतु आयोजन स्थल को सेनेटाइज कराएगी और सभी सदस्यों को मास्क, गलब्स आदि उपलब्ध कराएगी। जगह-जगह फलैक्स लगाया जाएगा और तोरणद्वार बनाए जाएँगे। सभी सदस्यों को दिवाल कैलेंडर एवं टेबल कैलेंडर उपलब्ध कराया जाएगा।
बैठक में महाविद्यालय निरीक्षक विज्ञान डाॅ. उदयकृष्ण, उपकुलसचिव परीक्षा डॉ. शशिभूषण, एनएसएस समन्वयक डाॅ. अभय कुमार, उपकुलसचिव अकादमिक डॉ. सुधांशु शेखर, विधि शाखा के कार्यालय प्रभारी डॉ. राजेश्वर राय, केंद्रीय पुस्तकालय के पृथ्वीराज यदुवंशी, सी एस पांडेय आदि उपस्थित थे। आमंत्रित सदस्य के रूप में महाविद्यालय निरीक्षक कला एवं वाणिज्य डॉ. ललन प्रसाद अद्री ने भी इसमें भाग लिया।